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{外贸运费收少了如何跟客户说}

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运费收少了,坦诚告知客户最好

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如果在外贸运费清单中发现运费收得少了,最好直接告知客户。这种情况下,作为一家诚信的公司,我们应该主动告知客户这个情况,并解释清楚原因。这可以有效增强客户对我们的信任感。

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以友好的语气告知客户

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在告知客户运费收少时,我们应以友好和尊重的态度进行交流。比如可以说:\”在重新核算运费发票时,我们发现之前收到你的运费金额少了XXX元,这可能是计算或书写过程中的误差。我们希望纠正这个问题,请允许我们补交实际应付的运费金额。同时我们也感谢你长期以来对我们公司的支持。\”

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提供原因和迅速解决

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告知客户运费收少时,一定要说明清楚产生误差的原因,同时表达补交金额的周期,比如一周内或者两周内补交,以此让客户明白问题将迅速得到解决。这样可以让客户觉得我们诚恳 promptly 纠正问题,给他们一个信赖感。

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不轻易减少运费收费

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但是,如果运费收费明显低于实际标准,我们就不应主动告知客户运费收少,而应视为公司自己的损失进行补交。除非客户主动询问,我们才解释清楚原因。这是为了维护公司的收费标准,不会给客户造成“可以省运费”的印象。

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收费差额较小可以当面告知

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如果运费收费差额较小,比如几百元或以下,我们也可以当面告知客户,以维护良好的客户关系。当面交流更容易以友好的方式说明情况,得到客户理解。但如果差额较大,则还是以书面形式告知为妥,提供清晰的运费清单对比进行解释。

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避免重复收费误差再次出现

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最后,我们还应该检查运费核算流程,找到可能产生误差的环节,加强把关和监控,例如改进软件算法,加强人工核对,这样可以避免同样的运费收费误差再次出现,给公司和客户造成不必要的麻烦。只有解决潜在问题的根本原因,才是长久之计。

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总之,作为一家诚信的外贸公司,我们应以进取和负责任的态度面对运费收费误差问题,主动告知客户,迅速解决,同时整改流程防止再次出现同样问题,这将是维护良好客户关系的最佳做法。

常见问答(FQAS)

问题一:\n

如果运费收少了,我们应该如何主动告知客户?

\n\n问题二: \n

在告知客户时,我们应该用什么样的语气和态度?

\n\n问题三:\n

在告知客户时,我们需要解释清楚什么原因才会让客户信任?

\n\n问题四:\n

如果运费差额较大,我们应该用什么方式告知客户?

\n\n问题五:\n

运费收费误差再出现时,我们需要如何预防?

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