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什么是限电令

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限电令是指对外贸客户发出的 written notice,通知他们由于供电问题,一段时间内产品交货会有延迟。由于近期各地电网供电压力增大,企业可能会遇到断电现象,影响生产计划执行。为确保客户理解产品延迟交货的真实原因,必需利用限电令正式通知客户。

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限电令的主要内容

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限电令的主要内容包括:限电时间段、限电原因简要说明、可能影响产品交货计划的说明、企业将竭尽全力补交产品的说明。

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限电时间段

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明确表示哪几天会出现限电,如8月15日至8月20日。限制时间不宜过长,一般不超过一周。

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限电原因

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简要说明限电的真实原因,如地方电网维修线路修缮需要急减电等。不宜谎称原因,以免影响客户信任。

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可能影响产品交货

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说明限电可能导致部分产品生产计划被迫停止,部分产品交货日期可能需要延后。可以给出可能推迟多少时间,如最长延迟一周。

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补交承诺

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表明一旦限电结束后,公司将全面恢复生产,并尽最大努力在短时间内补交所有滞后产品。可以提供优先补交的产品型号以保证关键客户不受影响。

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限电令发送时间

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在限电前两三天内将限电通知发给客户,给客户时间做出相应安排。限电当天或限电后也要及时跟进客户,报告限电影响和补交进度。

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限电令语气

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限电令应以谦逊仁慈的态度陈述限电真相,同时表达歉意。语气不能太强硬或者推卸责任,以免影响客户信任。内容要求简练扼要,不镀金莫名其妙。

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限电令签名

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限电令结尾需要公司负责人或相关部门主管亲自签名。电子邮件可以直接在内容下加签名,或附件形式发送限电函件。签名可以提升函件的可信度。

常见问答(FQAS)

限电时间应设定多久?\n

限电时间不宜过长,一般不超过一周。可以明确表示哪几天会出现限电,比如8月15日至8月20日。

\n\n限电原因应给出多详细说明? \n

限电令应简要说明限电的真实原因,如地方电网维修线路修缮需要急减电等。不宜谎称原因或语焉不详,以免影响客户信任。

\n\n如何说明可能影响产品交货?\n

可以说明限电可能导致部分产品生产计划被迫停止,部分产品交货日期可能需要延后。同时给出可能推迟交货的时间,如最长延迟一周。

\n\n应如何表达限电后的补交承诺?\n

限电令应表明一旦限电结束后,公司将全面恢复生产,并尽最大努力在短时间内补交所有滞后产品,可以提供优先补交的产品型号以保证关键客户不受影响。

\n\n在限电前多长时间内告知客户?\n

在限电前两三天内将限电通知发给客户,给客户时间做出相应安排。限电当天或限电后也要及时跟进客户,报告限电影响和补交进度。

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