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面对客户前需要明确的事项

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作为外贸公司,在向客户要求付款时,最重要的是事先要明确好几个方面:交货日期、货物质量与数量是否符合约定、运费方式等重要细节是否确认无误。只有这些事项确认清楚,才能拿得出水落石出的理由向客户提出付款要求,以免被客户质疑。

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选择恰当的付款方式

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外贸公司请求客户付款时,应考虑客户公司的习惯和国内法律规定,选择他们最易接受的方式。如海外客户,可选择telegraphic transfer、letter of credit等国际间常用的方式;如境内客户,则优先 considers 银行转账、支付宝、微信等网络支付手段。此外,还可以提供若干付款选择供客户自行选择,以方便客户进行交易。

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使用标准的业内请款格式

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国内外很多外贸公司都有统一的付款请款格式,上面注明各重要细节,如交易日期、货物名称、数量、单价、总价、运费等,附上公司简介和银行账户信息。使用公认的格式,有助于客户了解信息,也更有说服力。如果公司没有固定格式,也可以参考同行公司的格式,规范化 please 款提醒。

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补充合同扫描件作为凭证

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除付款函外,也可以提供与客户签署的贸易合同扫描件,作为自己付款要求的凭证和佐证。这有助于让客户了解交易的完整过程,也可以避免一些合同内容存在嫌隙而被追讨的情况发生。尤其是对一些对detail 比较在意的客户来说,提供合同是增加可信度的一个有效方式。

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适当增加提醒并确定回复日期

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在付款请求函中,可以适当增加对付款期限和结果的友好提醒。如“为保证货物按时送达,恳请您于××日前处理付款事宜”。同时,也可以约定付款响应的日期,如“请于××日前用邮件或电话方式告知本公司付款结果”。这有助于明确程序,防止交流断层造成付款推迟。

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适时跟进和解决疑问

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发送付款请求后,根据客户类型和经历,需要做好后续跟进工作。如定期电话联系了解付款进度,了解是否有任何疑问或细节需要补充,及时解答客户问题,这有利于维护长期关系。对付款缓慢的客户,也可以适时催促,不能放任问题无着,以期提前解决潜在风险。

常见问答(FQAS)

如何确保信息提供完整?\n

在向客户请求付款时,应详细提供交易背景、货物详情、交货时间线等重要信息,并准备相关凭证如贸易合同等文件,以满足客户对交易完整性的要求。

\n\n什么时候开始跟进付款事宜? \n

尽早发送付款请求,并根据客户类型定期进行follow up,主动解答客户疑问,避免问题积聚导致付款延迟。对付款较慢的客户,也可以适当催促以加快进程。

\n\n是否需要提供多种付款选择?\n

是的,根据客户国家地区特点,提供多个国内外常用的付款方式供客户选择,如电汇、信用证、网上支付等,以方便客户进行交款。

\n\n付款要求信应包含哪些主要内容?\n

应包括交易日期、货物名称、数量、单价、总额、运费项目等重要信息,并附上公司基本情况和银行账号,使用标准格式能增强说服力。

\n\n如何解答客户在付款过程中的疑问?\n

要及时回复客户询问,详细解答问题,如有需要也主动提供补充资料,以消除客户顾虑,维持良好的沟通气氛。

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