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{外贸如何和客户说翻单的话}

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直接道歉是最好的选择

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发生翻单这种事,我们首先应该直接向客户表明歉意。直接说“对不起,由于我们的失误造成您的商品延迟发货,给您带来不便我们感到非常抱歉”。这种直接的道歉可以让客户明白我们真诚的态度,是解决问题的好开始。

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说明事故原因

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其次需要说明事故原因。不能简单交代“因技术问题导致”。应给出更详细的原因,比如“由于我们仓库有物流系统升级,临时无法完成发货,才导致您的货物延迟发出”。使客户了解是什么原因,而不是我们的管理能力问题,可以缓解客户的不满感。

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主动提供补偿方案

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然后需要主动提出补偿方案,例如遇到这种情况,我们常常可以为客户提供返利或赠品作为补偿。这种主动提供解决方法,可以让客户感觉到我们的诚意。应该提出一些让客户签的补偿方案,而不是单纯表示歉意。这更有诚意可言。

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询问客户是否满意

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最后需要询问客户是否对我们的处理满意。比如说“对不起,给您带来这么多不便,我们已经给出解释和补偿方案,希望您能谅解。如果还有任何需要我们提供帮助的地方,请告诉我们”。这一步的目的是让客户有反馈或提出其他需求的机会,更全面解决客户的问题。通过询问,表现我们还在乎客户的态度。

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跟进处理结果

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翻单处理完后,我们还需要跟进客户对我们处理结果的反馈。比如几天后给客户一个电话,了解一下补偿方案是否生效,是否还有什么不满地方需要我们解决。这种关心客户需求的服务态度,可以让客户更有期待我们公司的信任感。只有真正解决了客户在此事中的不满和隐忧,我们才算是完成了翻单后的补救工作。

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以上就是外贸公司在客户发生翻单时的应对建议。重点是诚恳道歉、说明原因、主动补偿、追问客户态度,以及后续跟进,全面体现我们的服务态度。只有这样,客户才会感受到我们的诚意,错误才能得到最大限度地弥补。翻单对客户来说无疑是不愉快的经历,我们应该以负责任的态度予以妥善处理,才能最大限度地取信于客户。

常见问答(FQAS)

怎样最直接地表示歉意?\n

直接说“对不起,由于我们的失误造成您的商品延迟发货,给您带来不便我们感到非常抱歉”。

\n\n是否一定要说明原因?\n

需要说明事故原因,不能简单交代“因技术问题导致”。应给出更详细的原因,让客户了解不是我们的管理能力问题。

\n\n如何主动提供补偿?\n

可以为客户提供返利或赠品作为补偿。这种主动提供解决方法,可以让客户感觉到我们的诚意。

\n\n应该问客户意见吗? \n

需要询问客户是否对我们的处理满意。这一步的目的是让客户有反馈或提出其他需求的机会,更全面解决客户的问题。

\n\n后续如何跟进?\n

还需要跟进客户对我们处理结果的反馈,了解补偿方案是否生效,是否还有什么不满地方需要我们解决。

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